В ходе реализации проекта по внедрению системы бюджетирования очень важен правильный выбор адекватного программного обеспечения, а также партнера для автоматизации. Такой выбор должен быть произведен с учетом всех факторов, определяемых требованиями компании к методологии и функционалу системы, сроками внедрения, а также возможностями взаимодействия внедряемой системы с прочими информационными системами компании.
Как правило, компании реализуют проекты по внедрению своих систем бюджетирования в несколько этапов. Первоначально разрабатывается новая или формализуется существующая методология бюджетирования. Затем начинается период автоматизации. Поскольку проекты внедрения автоматизированных систем относятся к разряду долгосрочных, то этап собственно автоматизации часто по времени существенно отстает от разработки методологии. Множество факторов, возникших в этот период времени, может повлиять не только на ход проекта внедрения, но даже на саму его целесообразность. Могут возникнуть новые требования к функционалу системы бюджетирования, может поменяться подрядчик по автоматизации, наконец, может полностью измениться концепция системы управления компанией.
Дополнительные сложности возникают в случаях, когда на более поздних этапах внедрения выявляются проблемы, решение которых требует возврата и переделки ранее проделанной работы. Например, такое может произойти, если разработанная методология бюджетирования (или ее отдельные элементы) не может быть реализована в полном объеме на выбранной программной платформе.
Риски того, что при таком подходе проект внедрения системы бюджетирования завершится провалом, очень велики. Особое внимание необходимо уделять срокам внедрения системы. В систему управления любой компании регулярно вносятся изменения. Зачастую они носят довольно существенный характер. Затягивание со сроками внедрения в этом случае резко снижает целесообразность внедрения системы в изначально спроектированном виде, поскольку степень соответствия системы потребностям управления начинает быстро снижаться. Внесение в систему изменений приводит к дополнительным задержкам, и планируемые сроки внедрения теряются в туманной перспективе.
В данном случае принцип, что лучшее враг хорошего работает в полной мере. Проект разработки системы, в функциональные требования к которой постоянно добавляются новые или вносятся изменения в уже существующие, с очень высокой вероятностью рискует быть никогда не законченным.
С нашей точки зрения наиболее целесообразный подход, нивелирующий перечисленные выше риски, основан на следующих принципах:
Одна команда специалистов реализует все этапы проекта, начиная с диагностики существующей системы планирования компании и заканчивая передачей разработанной Системы бюджетирования в режим промышленной эксплуатации.
При таком подходе специалисты, разрабатывающие методологию четко понимают, какой объем функционала может быть реализован в Системе и что можно ожидать от того или иного программного продукта. В свою очередь специалисты, проводящие автоматизацию, будут иметь ясное представление о требуемой Системе за счет отсутствия проблем во взаимодействии со специалистами, отвечающими за методологическую часть проекта, и наличия технического задания сформированного на понятном им языке.
Соотнесение сроков внедрения и требуемого для реализации функционала с целевой датой начала работы системы в режиме промышленной эксплуатации.
Данный принцип определяется следующими аспектами. Самый удобный момент для старта системы бюджетирования – это начало очередного финансового года. Данное требование вытекает исходя из того, что для эффективной работы системы бюджетирования, она должна не только формировать бюджеты, но и генерировать достоверные и оперативные отчеты об их исполнении. Но фактические данные о деятельности компании в необходимом объеме могут содержаться только в системе бухгалтерского или управленческого учета. Причем часто в ходе внедрения системы выясняется, что требования, выдвигаемые разрабатываемой системой к мощности аналитических разрезов, в которых необходимо собирать фактическую информацию, существенно превышают текущие возможности учетных систем компании. И в соответствии с этими возникающими требованиями необходимо адаптировать системы учета компании. И именно в начале финансового года существует возможность относительно простого изменения аналитических справочников управленческого или бухгалтерского учета, в разрезе которых будет происходить учет в компании в течение года.
Изменение справочников в промежуточные периоды финансового года сопряжено с существенными трудностями и в любом случае ведет к несопоставимости фактической информации о деятельности компании в разные периоды года. Теоретически, конечно, возможно задним числом откорректировать фактические данные о работе компании в первые месяцы года, но данная работа наверняка потребует большого количества трудозатрат и в общем случае вряд ли будет экономически оправдана.
Таким образом, целевая дата начала работы системы во многом является определяющей для охватываемого проектом автоматизирующегося функционала системы и автоматизированной платформы, на которой будет построена система бюджетирования.
Что мы предлагаем
В зависимости от задач стоящих перед заказчиком наша компания предлагает два варианта автоматизации процессов бюджетирования и учета на базе платформы «1С: Предприятие 8.1»:
На основе программного решения «1С: Управление производственным предприятием»;
На основе программного решения «1С: Консолидация».
Автоматизация бюджетирования в конфигурации «1С: Управление производственным предприятием» обладает следующими преимуществами:
Получение фактических данных из других подсистем УПП – Управление кадрами, Денежными средствами, Торговлей, Производством и пр.;
Возможность гибкой настройки финансовой структуры, набора бюджетов, состава бюджетных форм, взаимосвязи между бюджетными статьями;
Планирование в разрезах ЦФО, Проект, Контрагенты, Номенклатура, Временной период;
Формирование нескольких сценариев планирования – оптимистичного, пессимистичного, реалистичного и т.д.;
Бюджетирование «с нуля», скользящее бюджетирование, планирование от достигнутого;
Финансовый анализ: анализ отклонений плана от факта, расчет любых показателей (рентабельность и пр.);
Формирование управленческого баланса на основе управленческого плана счетов;
Контроль соответствия заявок на расходование денежных средств рабочему плану на период.
В свою очередь, автоматизация бюджетирования в конфигурации «1С: Консолидация» имеет свои преимущества:
Возможность консолидации бюджетов группы компаний (учет промежуточных центров консолидации, учет долей владения);
Любые правила расчета значений бюджетных показателей;
Алгоритмы проверки значений показателей бюджетов;
Стандартные аналитические измерения (период, ЦФО, сценарий, валюта) плюс пять любых дополнительных;
Различные способы планирования бюджетных показателей (нормативный, экспертный, «от достигнутого»);
Сценарный подход к бюджетному планированию;
Планирование «Снизу вверх» с использованием механизма консолидации по ЦФО;
Планирование «Сверху вниз» с использованием механизма распределения значений показателей по ЦФО;
Распределение вмененных расходов по ЦФО по заданной базе распределения;
Настройка формы и содержания выводимой информации. Интерфейс, позволяющий проводить необходимые настройки в пользовательском режиме;
Управление на основе KPI (задание финансовых и нефинансовых ключевых показателей деятельности, построение системы взаимоувязанных сбалансированных показателей эффективности на основе бюджетной модели, отслеживание достижения KPI в процессе бюджетирования, разработанная методическая модель с использованием элементов управления по KPI);
Расшифровка показателей аналитических отчетов вплоть до документа внешней информационной базы;
Многообразие методов анализа (сравнение плановых и фактических данных, вычисление отклонений, расчет финансовых коэффициентов, факторный анализ показателей отчетности);
Непосредственная корректировка показателей бюджетов с сохранением истории;
Расшифровка скорректированных показателей бюджета до документа корректировки;
Организация бизнес-процесса бюджетирования с использованием механизмов workflow.
Автоматизация бюджетирования на базе конфигурации «1С: Консолидация» оправдана в случае необходимости создания комплексного решения, интегрирующего существующую систему управленческого учета на базе 1С с разрабатываемой системой бюджетирования и реализующего следующие требования:
Существует потребность в ведении бюджетного процесса, а также в получении консолидированной отчетности (особенно в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности);
Система бюджетирования должна быть интегрирована с системой KPI и далее с системой мотивации персонала компании;
Необходима мощная система распределения прав доступа, позволяющая разграничить доступ различных пользователей к финансовой информации по организациям и по отчетным (бюджетным) формам.
Результаты работ
В результате по завершении проекта по автоматизации Системы бюджетирования Заказчик получает:
Настроенную Автоматизированную систему бюджетирования готовую к промышленной эксплуатации;
Внесенные в Систему остатки по счетам, необходимые для работы Системы в первом бюджетном периоде, а также в случае необходимости данные бюджетов и отчетов об их исполнении за прошлые периоды;
Обученный персонал компании, готовый к работе в разработанной системе;
Документацию пользователей Системы, разработанную с учетом особенностей внедрения.
Внедрение автоматизированной Системы бюджетирования позволит Заказчику решить следующие задачи:
Повысить качество и ускорить процесс планирования на предприятии за счет совместной работы всех специалистов компании, вовлеченных в бюджетный процесс;
Повысить достоверность и своевременность получаемой управленческой информации;
Создать возможности для внесения оперативных изменений в методологию и реализованный функционал системы бюджетирования.
Высокое качество услуг, предлагаемых компанией ЗАО "Евроменеджмент", обусловлено:
Совместной работой специалистов финансового консалтинга и IT-консалтинга, обеспечивающей четкое понимание предметной области и потребностей клиентов на всех этапах внедрении, начиная с разработки методологии и заканчивая настройкой системы.
Наличием линейки предлагаемых продуктов и решений, что позволяет произвести обоснованный выбор максимально соответствующего потребностям Заказчика программного обеспечения;
Обширным опытом работы специалистов нашей компании в проектах по постановке и автоматизации управленческого учета и бюджетирования.
Организация работ
Содержание работ
Как правило, проекты по автоматизации системы бюджетирования не являются изолированными и в большинстве случаев входят в широкий комплекс работ, начинающийся с диагностики существующей системы планирования компании Заказчика и разработки методологии системы бюджетирования. Более подробно об организации и содержании этапов работ по данным проектам можно познакомиться на странице, посвященной разработке систем бюджетирования.
Для большего удобства Заказчика и сокращения рисков работы по проекту автоматизации Системы бюджетного управления на базе «1С: Консолидация» или «1С: Управление производственным предприятием» разделены на следующие этапы:
Этап 1. Детальное обследование существующих автоматизированных систем учета и планирования компании и разработка Концепции автоматизации Системы бюджетирования, определяющей принципы внедрения и автоматизированную платформу;
Этап 2. Разработка Технического задания на автоматизацию Системы бюджетирования;
Этап 3. Настройка Системы бюджетирования и ее тестирование;
Этап 4. Опытная эксплуатация Системы бюджетирования;
Этап 5. Ввод остатков по счетам, необходимым для работы Системы в первом бюджетном периоде;
Этап 6. Обучение пользователей работе в разработанной Системе. При необходимости может быть проведено обучение по теории бюджетного управления (с учетом специфики конкретной компании);
Этап 7. Перевод Системы в режим промышленной эксплуатации и последующее сопровождение.
Такой подход к созданию Системы позволяет последовательно решить комплекс задач, возникающих по ходу проекта. В частности на каждом из этапов решаются следующие задачи:
Этап 1 – Разработка Концепции автоматизации Системы бюджетирования
Этап 2 – Разработка Технического задания на автоматизацию Системы бюджетирования
В рамках данного этапа будут сформированы требования к будущей автоматизированной Системе по следующим направлениям:
Требования к нормативно-справочной информации и аналитикам бухгалтерского учета:
– Требования к структуре нормативно-справочной информации;
– Требования к заполнению и формированию первичной документации и бухгалтерских операций;
– Требования к структуре и набору аналитик управленческого плана счетов.
Требования к функциональности информационной системы;
Требования к качеству системы и правилам приемки системы;
Требования к документированию системы;
Требования к безопасности системы;
Результат этапа: Техническое задание на автоматизированную систему управленческого учета и бюджетирования.
Этап 3 - Настройка Системы бюджетирования и ее тестирование
В рамках данного этапа будут проведены следующие работы:
Проектирование и реализация архитектуры Системы;
Настройка системы управленческого учета в соответствии с требованиями Системы бюджетирования;
Настройка механизмов обмена данными между системами;
Установка системы у Заказчика и ее тестирование, согласно сформированным планам.
Результат этапа: настроенная автоматизированная система бюджетирования и система управленческого учета, готовая к введению в опытную эксплуатацию.
Этап 4 - Опытная эксплуатация Системы бюджетирования
Этап 5 - Ввод остатков по счетам, необходимым для работы Системы в первом бюджетном периоде
В рамках данного этапа будут проведены следующие работы:
Анализ существующей информационной системы;
Составление вариантов переноса остатков;
Выбор оптимального варианта переноса остатков;
Разработка механизмов переноса остатков;
Выгрузка остатков из существующей информационной системы;
Загрузка остатков в Систему бюджетирования;
Проверка правильности перенесенных остатков;
Результат этапа: настроенная автоматизированная система бюджетирования, с введенными начальными остатками, готовая к промышленной эксплуатации.
Этап 6 - Обучение пользователей работе в разработанной Системе
Этап 7 - Перевод Системы в режим промышленной эксплуатации и последующее сопровождение
