Бизнес-направления / Управленческий консалтинг / Документационное обеспечение управления

1.1.1. Рабочий регламент «Организация командировки» определяет порядок формирования документов» при оформлении командировки с использованием системы электронного документооборота ESCOM.DOC.

1.2.1. Рабочий регламент регулирует последовательность выполнения и содержание следующих процедур:

• 1.2.1.1. Планирование командировки;
• 1.2.1.2. Согласование материалов по командировке;
• 1.2.1.3. Принятие решения о направлении в командировку;
• 1.2.1.4. Оформление документов по командировке;
• 1.2.1.5. Оформление отчетных документов по командировке.

1.2.2. Настоящий Рабочий регламент «Организация командировки» должны знать и использовать в своей работе все должностные лица Общества.

1.3.1. В настоящем регламенте используются следующие термины и определения:

• Общество – ООО «ХХХ».
• Руководитель направления – должностное лицо, руководящее одним из направлений деятельности Общества и подчиняющийся непосредственно Генеральному директору Общества.
• Исполнитель – работник Общества, занимающийся оформлением командировки.
• Система - система электронного документооборота ESCOM.DOC.

2.1.1. Организация командировки производится в следующих случаях.

• 2.1.1.1. При наличии поручения Генерального директора Общества или Руководителя направления об организации командировки.
• 2.1.1.2. По инициативе руководителя подразделения об организации командировки.

2.2.1. Конечным результатом организации командировки являются утвержденные отчет о командировке и авансовый отчет.

2.2.2. Документы, полученные при оформлении командировки должно соответствовать общепринятым требованиям.

2.3.1. Отступление от настоящего регламента может быть вызвано срочной потребностью в оформлении командировки. В этом случае Генеральный директор Общества или Руководитель направления берут на себя организацию в оформлении командировки.

3.1.1. Планирование командировки осуществляет Исполнитель, в случаях, согласно п.2.1.

3.1.2. В ходе планирования командировки Исполнитель выполняет следующие действия:

• 3.1.2.1. Заполняет карточку документа в Системе с указанием цели командировки, места назначения, предполагаемых сроков проведения командировки.
• 3.1.2.2. Вводит в Систему планируемый расчет средств на проезд и проживание.
• 3.1.2.3. Направляет в Системе сообщение о готовности материалов по командировке для согласования непосредственному руководителю.

3.1.3. Результатом планирования командировки являются материалы по командировке, направленные на согласование руководителю подразделения.

3.1.4. Планирование командировки должно быть проведено в рабочем порядке, либо в течение двух часов после получения поручения оформить командировку.

3.1.5. Если в командировку планируется направить руководителя подразделения, то материалы по командировке направляются на согласование Руководителю направления.

3.2.1. Согласование материалов по командировке осуществляет согласующее должностное лицо после получения сообщения о готовности материалов по командировке для согласования.

3.2.2. В ходе согласования материалов по командировке согласующее должностное лицо выполняет следующие действия:

• 3.2.2.1. Рассматривает материалы по командировке.
• 3.2.2.2. Согласовывает их и направляет в Системе сообщение о готовности материалов по командировке на утверждение Руководителю направления.

3.2.3. Результатом согласования материалов по командировке является отметка о согласовании.

3.2.4. Согласование материалов по командировке должно быть проведено в течение одного рабочего дня с момента получения уведомления Системы.

3.2.5. При наличии замечаний документ дорабатывается и направляется на повторное согласование.

3.3.1. Принятие решения о направлении в командировку осуществляет Руководитель направления после получения сообщения о готовности материалов по командировке.

3.3.2. В ходе принятия решения о направлении в командировку Руководитель направления выполняет следующие действия:

• 3.3.2.1. Рассматривает материалы по командировке.
• 3.3.2.2. Делает отметку в Системе о принятии решения о направлении в командировку самостоятельно, либо поручает помощнику (секретарю).

3.3.3. Результатом принятия решения о направлении в командировку является решение о направлении в командировку.

3.3.4. Принятие решения о направлении в командировку должно быть проведено в течение одного рабочего дня с момента получения уведомления Системы.

3.3.5. При наличии замечаний документ дорабатывается и направляется на повторное согласование.

3.4.1. Оформление документов по командировке (Служебное задание, Приказ о направлении работника в командировку, Командировочное удостоверение) осуществляет работник Канцелярии после получения уведомления Системы о направлении работника в командировку.

3.4.2. В ходе оформления документов по командировке работник Канцелярии выполняет следующие действия:

• 3.4.2.1. Распечатывает Служебное задание, Приказ о направлении работника в командировку, Командировочное удостоверение на бумажном носителе.
• 3.4.2.2. Подписывает документы на бумажном носителе у работника, направляющегося в командировку и у уполномоченных должностных лиц.
• 3.4.2.3. Проставляет на каждом документе Регистрационный номер, присвоенный Системой.
• 3.4.2.4. Проставляет на документах оттиск печати.
• 3.4.2.5. Сканирует зарегистрированные документы и электронный образ вводит в Систему.
• 3.4.2.6. Документы на бумажном носителе передает. работнику, направляющегося в командировку.

3.4.3. Результатом оформления документов по командировке являются Служебное задание, Приказ о направлении работника в командировку, Командировочное удостоверение на бумажном носителе.

3.4.4. Оформление документов по командировке осуществляется работником Канцелярии в течение одного рабочего дня.

3.5.1. Оформление отчетных документов по командировке осуществляет Исполнитель после возвращения из командировки.

3.5.2. В ходе оформления отчетных документов по командировке Исполнитель выполняет следующие действия:

• 3.5.2.1. Заполняет отчет о командировке и авансовый отчет в Системе.
• 3.5.2.2. Заполняет отчет о командировке на бумажном носителе и передает на подпись руководителю подразделения.
• 3.5.2.3. Заполняет авансовый отчет на бумажном носителе и передает в бухгалтерию.

3.5.3. Результатом оформления отчетных документов по командировке являются утвержденные отчет о командировке и авансовый отчет.

3.5.4. Оформление отчетных документов по командировке должно быть проведено в течение двух рабочих дней после возвращения из командировки.

3.5.5. Если в командировке находился руководитель подразделения, то отчет направляется на подпись Руководителю направления.

4.1.1. Процедуры, требования к которым приведены в настоящем регламенте, являются обязательными для всех должностных лиц Общества.

4.1.2. Контроль соблюдения настоящего регламента осуществляет Руководитель аппарата Генерального директора.

4.1.3. При обнаружении нарушений в соблюдении требований настоящего регламента Руководитель аппарата Генерального директора проводит детальный анализ ситуации, в результате которого, может принять следующие решения:

• 4.1.3.1. Ходатайствовать о наложении дисциплинарного взыскания нарушителю перед должностным лицом, имеющим соответствующие полномочия.
• 4.1.3.2. Инициировать процедуру внесения изменений в настоящем регламенте.

4.2.1. Все сотрудники, участвующие в выполнении процедур настоящего регламента, несут дисциплинарную ответственность за несоблюдение его требований.

4.2.2. Наложение дисциплинарных взысканий за некачественное, несвоевременное или недобросовестное выполнение своих обязанностей по настоящему регламенту проводится приказом уполномоченного должностного лица Общества.