Бизнес-направления / Управленческий консалтинг / Документационное обеспечение управления

1.1.1. Рабочий регламент «Работа с доверенностями» определяет порядок прохождения доверенностей в Обществе с использованием системы электронного документооборота ESCOM.DOC.

1.2.1. Рабочий регламент регулирует последовательность выполнения и содержание следующих процедур при работе с доверенностями в Обществе:

• 1.2.1.1. Планирование разработки заявки на подготовку Доверенности;
• 1.2.1.2. Составление заявки на подготовку Доверенности;
• 1.2.1.3. Проверка заявки на подготовку Доверенности;
• 1.2.1.4. Согласование заявки на подготовку Доверенности;
• 1.2.1.5. Разработка проекта Доверенности;
• 1.2.1.6. Согласование Доверенности;
• 1.2.1.7. Утверждение проекта Доверенности;;
• 1.2.1.8. Регистрация Доверенности;
• 1.2.1.9. Контроль исполнения Доверенности.

1.2.2. Настоящий Рабочий регламент «Работа с доверенностями» должны знать и использовать в своей работе все должностные лица Общества.

1.3.1. В настоящем регламенте используются следующие термины и определения:

• Общество – ООО «ХХХ».
• Руководитель направления – должностное лицо, руководящее одним из направлений деятельности Общества и подчиняющийся непосредственно Генеральному директору Общества.
• Подразделение – структурное подразделение Общества.
• Разработчик – руководитель Подразделения, занимающегося разработкой документа.
• Исполнитель – работник Подразделения Разработчика, непосредственно осуществляющий разработку и оформление, направление на согласование и утверждение документа.
• Доверенность – документ, письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
• Система – система электронного документооборота ESCOM.DOC.

2.1.1. Работа с доверенностями в Обществе производится в следующих случаях:

• 2.1.1.1. При наличии поручения Генерального директора Общества или Руководителя направления разработать Доверенность.
• 2.1.1.2. По инициативе руководителя Подразделения разработать Доверенность.

2.2.1. Конечным результатом работы с доверенностями в Обществе является возврат Доверенности на бумажном носителе в Канцелярию.

2.2.2. Оформление Доверенности должно соответствовать требованиям Инструкции по делопроизводству».

2.3.1. Отступление от Рабочего регламента может быть вызвано срочной потребностью в выпуске Доверенности. В этом случае Генеральный директор Общества или Руководитель направления берут на себя организацию разработки Доверенности.

3.1.1. Планирование разработки заявки на подготовку Доверенности осуществляет Разработчик заявки, в случаях согласно п.2.1.

3.1.2. В ходе планирования разработки заявки на подготовку Доверенности Разработчик заявки выполняет следующие действия:

• 3.1.2.1. Назначает Исполнителя, отвечающего за составление заявки на подготовку Доверенности.
• 3.1.2.2. Определяет перечень вопросов (в том числе делегируемые полномочия, срок действия и право передоверия), которые необходимо отразить в проекте.
• 3.1.2.3. Определяет срок подготовки проекта.

3.1.3. Результатом планирования разработки заявки на подготовку Доверенности являются задание, сформулированное Исполнителю.

3.1.4. Планирование разработки заявки на подготовку Доверенности должно быть проведено в рабочем порядке, либо в течение двух часов после получения поручения Генерального директора Общества или Руководителя направления разработать Доверенность.

3.2.1. Составление заявки на подготовку Доверенности осуществляет Исполнитель после получения задания от Разработчика.

3.2.2. В ходе составления заявки на подготовку Доверенности Исполнитель выполняет следующие действия:

• 3.2.2.1. Заполняет карточку документа в Системе.
• 3.2.2.2. Вводит в Систему перечень вопросов (в том числе делегируемые полномочия, срок действия и право передоверия), которые необходимо отразить в Доверенности.
• 3.2.2.3. Направляет проект Разработчику.

3.2.3. Результатом составления заявки на подготовку Доверенности является заявка на подготовку Доверенности, сформированная в Системе.

3.2.4. Составление заявки на подготовку Доверенности должно быть проведено в сроки указанные Разработчиком.

3.3.1. Проверку заявки на подготовку Доверенности осуществляет Разработчик заявки после получения проекта заявки от Исполнителя.

3.3.2. В ходе проверки заявки на подготовку Доверенности Разработчик заявки выполняет следующие действия:

• 3.3.2.1. Проверяет проект заявки.
• 3.3.2.2. Проверяет перечень вопросов (в том числе срок действия и право передоверия), которые необходимо отразить в Доверенности.
• 3.3.2.3. Направляет проект заявки Руководителю направления.

3.3.3. Результатом проверки заявки на подготовку Доверенности является заявка, направленная Руководителю направления.

3.3.4. Проверка заявки на подготовку Доверенности должно быть проведено в рабочем порядке, либо в течение рабочего дня после получения поручения Генерального директора Общества или Руководителя направления разработать Доверенность.

3.4.1. Согласование заявки на подготовку Доверенности осуществляет Руководитель направления после получения заявки от Разработчика.

3.4.2. В ходе согласования заявки на подготовку Доверенности Руководитель направления выполняет следующие действия:

• 3.4.2.1. Определяет целесообразность передачи полномочий.
• 3.4.2.2. Определяет перечень вопросов (в том числе срок действия и право передоверия), которые необходимо отразить в Доверенности.
• 3.4.2.3. Делает отметку в Системе о согласовании заявки на подготовку Доверенности самостоятельно, либо поручает помощнику (секретарю).

3.4.3. Результатом согласования заявки на подготовку Доверенности является отметка о согласовании.

3.4.4. Согласование проекта заявки на подготовку Доверенности должно быть проведено в течение двух рабочих дней с момента получения уведомления Системы.

3.4.5. Если при согласовании заявки возникли замечания к документу, то документ дорабатывается и направляется на повторное согласование.

3.5.1. Разработку проекта Доверенности осуществляет работник Службы правового обеспечения после проставления отметки в Системе о согласовании заявки на подготовку Доверенности.

3.5.2. В ходе разработки проекта Доверенности работник Службы правового обеспечения выполняет следующие действия:

• 3.5.2.1. Вводит в Систему проект Доверенности.
• 3.5.2.2. Направляет проект Доверенности на согласование Заместителю генерального директора по правовому обеспечению и кадровому управлению.
• 3.5.2.3. Готовит список рассылки.

3.5.3. Результатом разработки проекта Доверенности является проект документа, сформированный в Системе.

3.5.4. Разработка проекта Доверенности должна быть проведена в течение двух рабочих дней с момента получения заявки.

3.6.1. Согласование Доверенности осуществляет Заместитель генерального директора по правовому обеспечению и кадровому управлению.

3.6.2. В ходе согласования Доверенности Заместитель генерального директора по правовому обеспечению и кадровому управлению выполняет следующие действия:

• 3.6.2.1. Рассматривает проект Доверенности.
• 3.6.2.2. Согласовывает его, либо делает замечания к документу в Системе.
• 3.6.2.3. Согласовывает заявку и направляет в Системе сообщение Генеральному директору Общества.
• 3.6.2.4. Дает указание работнику Службы правового обеспечения о подготовке проекта документа на бумажном носителе.

3.6.3. Результатом согласования Доверенности является сообщение в Системе о согласовании проекта.

3.6.4. Согласование Доверенности должно быть проведено в течение двух рабочих дней с момента получения уведомления Системы.

3.6.5. Если при согласовании возникли замечания к документу, то документ дорабатывается и направляется на повторное согласование.

3.7.1. Утверждение проекта Доверенности осуществляет Генеральный директор Общества после передачи проекта Доверенности на бумажном носителе.

3.7.2. В ходе утверждения проекта Доверенности Генеральный директор Общества выполняет следующие действия:

• 3.7.2.1. Рассматривает представленный документ.
• 3.7.2.2. Делает отметку в Системе об утверждении проекта Доверенности самостоятельно, либо поручает помощнику (секретарю).
• 3.7.2.3. Подписывает документ на бумажном носителе, подготовленный работником Службы правового обеспечения.

3.7.3. Результатом утверждения проекта Доверенности является подписанный документ на бумажном носителе.

3.7.4. Утверждение проекта Доверенности осуществляется Генеральным директором Общества в течение одного рабочего дня.

3.7.5. Если при утверждении возникли замечания к документу, то документ направляется на доработку.

3.8.1. Регистрацию Доверенности осуществляет работник Канцелярии после получения Доверенности на бумажном носителе.

3.8.2. В ходе регистрации Доверенности работник Канцелярии выполняет следующие действия:

• 3.8.2.1. Проставляет на бумажном носителе Регистрационный номер, присвоенный Системой.
• 3.8.2.2. Сканирует зарегистрированную Доверенность и электронный образ вводит в Систему.
• 3.8.2.3. Проводит рассылку документа в Системе.
• 3.8.2.4. Документ на бумажном носителе передается доверенному.

3.8.3. Результатом регистрации Доверенности является зарегистрированный документ на бумажном носителе и сообщения, сформированные в Системе.

3.8.4. Регистрация Доверенности осуществляется работником Канцелярии в течение одного рабочего дня.

3.9.1. Контроль исполнения Доверенности осуществляет работник Канцелярии после регистрации Доверенности.

3.9.2. В ходе контроля исполнения Доверенности работник Канцелярии выполняет следующие действия:

• 3.9.2.1. Контролирует правомерность применения (соответствие полномочий и срока действия) Доверенности при прохождении через Канцелярию документов, оформленных на основании Доверенности.
• 3.9.2.2. Контролирует в Системе окончание срока действия Доверенности.
• 3.9.2.3. Контролирует возврат Доверенности по окончании срока действия.

3.9.3. Результатом контроля Доверенности является возврат Доверенности на бумажном носителе в Канцелярию.

3.9.4. Контроль исполнения Доверенности осуществляет Канцелярия до окончания срока действия Доверенности, либо до отзыва Доверенности.

4.1.1. Процедуры, требования к которым приведены в настоящем регламенте, являются обязательными для всех должностных лиц Общества.

4.1.2. Контроль соблюдения настоящего регламента осуществляет Руководитель аппарата Генерального директора.

4.1.3. При обнаружении нарушений в соблюдении требований настоящего регламента Руководитель аппарата Генерального директора проводит детальный анализ ситуации, в результате которого, может принять следующие решения:

• 4.1.3.1. Ходатайствовать о наложении дисциплинарного взыскания нарушителю перед должностным лицом, имеющим соответствующие полномочия.
• 4.1.3.2. Инициировать процедуру внесения изменений в настоящем регламенте.

4.2.1. Все сотрудники, участвующие в выполнении процедур настоящего регламента, несут дисциплинарную ответственность за несоблюдение его требований.

4.2.2. Наложение дисциплинарных взысканий за некачественное, несвоевременное или недобросовестное выполнение своих обязанностей по настоящему регламенту проводится приказом уполномоченного должностного лица Общества.