Материалы

Описание услуги: Документационное обеспечение управления

Фрагмент Инструкции по делопроизводству

Cкачать в формате .doc

СОДЕРЖАНИЕ

• 1. Термины и определения
• 2. Общие положения
• 3. Правила оформления документов
• 3.1. Общие требования
• 3.2. Правила оформления реквизитов служебных документов
• 3.2.1. Дата документа
• 3.2.2. Регистрационный номер документа
• 3.2.3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
• 3.2.4. Место составления или издания документа
• 3.2.5. Гриф ограничения доступа к документу
• 3.2.6. Адресат
• 3.2.7. Гриф утверждения документа
• 3.2.8. Резолюция
• 3.2.9. Наименование вида документа
• 3.2.10. Заголовок к тексту
• 3.2.11. Отметка о контроле
• 3.2.12. Текст документа
• 3.2.13. Отметка о наличии Приложений
• 3.2.14. Подпись
• 3.2.15. Виза и гриф согласования документа
• 3.2.16. Печать
• 3.2.17. Отметка о заверении копии
• 3.2.18. Отметка об исполнителе
• 3.2.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
• 3.2.20. Отметка о поступлении документа
• 3.3. Внесение изменений и дополнений
• 4. Составление и оформление основных документов Общества
• 4.1. Основные виды документов Общества
• 4.1.1. Организационные документы
• 4.1.2. Распорядительные документы
• 4.1.3. Документы по учету кадров
• 4.1.4. Нормативные документы
• 4.1.5. Информационно-справочные документы
• 4.1.6. Финансово - бухгалтерская документация
• 4.1.7. Договорная документация
• 4.2. Порядок подготовки и оформления документов
• 4.2.1. Приказ, Распоряжение
• 4.2.2. Положение, Правила, Инструкция
• 4.2.3. Протокол
• 4.2.4. Служебные письма
• 5. Организация документооборота в Обществе
• 5.1. Порядок обработки и регистрации входящих документов
• 5.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих документов
• 5.3. Порядок обработки и регистрации внутренних документов
• 5.4. Порядок передачи документов внутри Общества
• 5.5. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
• 6. Контроль исполнения документов
• 6.1. Общие требования
• 6.2. Сроки исполнения документов
• 7. Систематизация дел
• 7.1. Формирование дел
• 7.2. Составление Номенклатуры дел
• 8. Хранение документов
• 8.1. Оперативное хранение документов
• 8.2. Подготовка документов к передаче в архив

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение №1. Образец общего бланка Общества

Приложение №2. Образец бланка письма Общества

Приложение №3. Образец служебного письма Общества

Приложение №4. Образцы журналов регистрации

Приложение №5. Образец оформления Приказа

Приложение №6. Образец оформления Распоряжения

Приложение №7. Образец оформления Протокола

Приложение №8. Образец оформления Служебной записки

Приложение №9. Образец оформления Листа согласования

Приложение №10. Образец оформления Акта

1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Общество – Открытое акционерное общество «ХХХ».

Подразделение – структурное подразделение Общества.

Инструкция - Инструкция по делопроизводству в ОАО «ХХХ».

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой для управления Обществом.

Делопроизводство – деятельность, охватывающая составление документов и организацию работы с ними.

Документооборот – движение документов в Обществе с момента их создания или получения до отправки или передачи на хранение.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности Общества.

Входящий документ – документ, поступающий в Общество от корреспондента.

Внутренний документ – документ, созданный Обществом, предназначенный для внутреннего использования и не выходящий за его пределы.

Исходящий документ – документ, созданный в Обществе и отправленный адресату.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Подлинник документа – первый или единичный экземпляр официального документа.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.

Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Обществе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в Обществе независимо от способов создания или обработки документов.

Инструкция разработана в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003г. № 65-ст и ГОСТ Р 6.30-2003 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), с учетом специфики деятельности Общества.

Правила ведения делопроизводства, предусмотренные настоящей Инструкцией, распространяются на документы открытого характера.

Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа, регулируется специальными документами, утверждаемыми Генеральным директором Общества.

Делопроизводство в Обществе организуется на основе централизации, осуществляется Секретариатом, который устанавливает единый порядок работы с документами с учетом требований настоящей Инструкции и сложившейся практики.

Организационно-методическое руководство и контроль состояния делопроизводства в Обществе осуществляет Секретариат. Секретариат дает указания по вопросам ведения делопроизводства, обязательные для исполнения всеми подразделениями Общества.

При увольнении, перемещении, уходе работника в отпуск, отъезде в командировку и в других случаях отсутствия работника, все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию непосредственного руководителя другим работникам с соответствующей пометкой в журналах учета документов. В случае увольнения руководителя подразделения, дела должны быть переданы по Акту (Приложение №10) другому должностному лицу, исполняющему обязанности уволившегося работника, или принятому на эту должность, либо в Секретариат.

При применении вычислительной техники соблюдаются основные правила (оформления и регистрации) работы с документами.

Работники Общества обязаны знать и выполнять все требования настоящей Инструкции. Все вновь принятые на работу работники должны быть ознакомлены руководителями подразделений с установленным порядком работы с документами и Инструкцией по делопроизводству под роспись.

Руководители подразделений, а также другие должностные лица Общества несут персональную ответственность за соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в подразделениях Общества.

Передача служебных документов и их копий третьим лицам, а также публикация их в печати допускается только с разрешения Генерального директора Общества или уполномоченных им лиц.

3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Документы составляются на основании указаний Генерального директора Общества, руководителей подразделений, по инициативе работников подразделений и в ответ на поступившие документы от других организаций и граждан.

Проект документа должен быть конкретным, логически последовательным, по возможности кратким, излагаться просто и ясно, соответствовать действующему законодательству.

Ответственность за содержание, правильную подготовку и оформление служебных документов возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документ.

3.1. Общие требования

Все служебные документы оформляются только на бланках установленного образца (Приложения №1 и №2), за исключением случаев, оговоренных в данной Инструкции и законодательстве РФ.

При оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документа, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию документа.

3.2.Правила оформления реквизитов служебных документов

Оформление документов производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении документов используются следующие реквизиты:

• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• место составления или издания документа;
• гриф ограничения доступа к документу;
• адресат;
• гриф утверждения документа;
• резолюция;
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту;
• отметка о контроле;
• текст документа;
• отметка о наличии приложений;
• подпись;
• виза и гриф согласования документа;
• печать;
• отметка о заверении копии;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• отметка о поступлении документа в организацию.

3.2.1. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для Протокола – дата заседания (принятия решения), для Акта – дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. Допускается заранее машинописным способом указать месяц и год подписания или утверждения документа.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 2001 г. следует оформлять 05.01.2001.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 01 марта 2004 г.

Дата указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ оформлен не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью. Дата утверждения или согласования документа указывается в соответствующем грифе. Все отметки на документе, связанные с его прохождением, датируются и подписываются.

3.2.2. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в деле. Например: вх. № 117, где вх. - означает входящий документ, 117 - порядковый номер в деле.

3.2.3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Данный реквизит включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Размещается в левом верхнем углу, под исходящим номером документа.

3.2.4. Место составления или издания документа

Данный реквизит обязательно указывают на следующих документах: Приказ, Распоряжение.

3.2.5. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа выше реквизита "адресат" или грифа утверждения. Грифы ограничения бывают: КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА, ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ (ДСП). Ниже грифа ограничения может ставиться номер экземпляра документа, например: "Экз. № 3".

Степень ограничения доступа к документу устанавливается исполнителем документа.

3.2.6. Адресат

Данный реквизит состоит из частей, располагающихся в следующем порядке:

• наименование организации;
• наименование подразделения;
• должность получателя;
• инициалы и фамилия должностного лица;
• почтовый адрес.

Каждая часть реквизита печатается с новой строки строчными буквами (кроме заглавных). Точка в конце частей реквизитов не ставится. Реквизит "адресат" печатается в правом верхнем углу документа. Наименование организации и ее подразделения указывают в именительном падеже.

Cкачать Фрагмент Инструкции по делопроизводству в формате .doc