Прошивка документов
«Кто и как обычно прошивает документы в организациях, в частности книгу жалоб и предложений? Как это делается?»
На вопрос отвечает Виктор Александрович Харичкин, руководитель направления ДОУ компании «Евроменеджмент».
Что прошивают. Обычно прошивают журналы регистрации (документов, печатей, обращений, жалоб и т. п.), а также многостраничные документы, либо копии документов.
Для чего прошивают. Журналы регистрации и многостраничные документы прошивают для того, чтобы было невозможно изъять или заменить отдельные листы.
Кто это делает. Обычно журналы регистрации прошивают работники того подразделения, где используется данный журнал. Так, журналы регистрации документов прошивают в службе ДОУ или секретариате (если в организации нет службы ДОУ), журналы учета (по личному составу) прошивают в отделе кадров и т. п. Многостраничные документы (и копии с них) прошивают в подразделении, где хранятся документы.
Как оформляют. Общепринятых требований, оформленных ГОСТом или иным подобным нормативным документом, не существует. Есть требования ЦБ РФ для оформления документов, представляемых банками, и иные требования ведомств и регуляторов рынка. Везде указывается, что документы, содержащие более одного листа, должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены на оборотной стороне последнего листа печатью и заверительной надписью с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных листов. А также должны быть подписаны руководителем с указанием должности и даты заверения документа. Подпись должна быть скреплена печатью.
Как прошивают. Обычно документы прошивают следующим образом.
Слева на полях (на половину свободного поля, чтобы и листы скрепить и текст был виден) многостраничного документа иголкой, либо шилом делают три отверстия. Отверстия делают симметрично по высоте листа, расстояние между ними три сантиметра. Для шитья используют толстую, желательно капроновую, нитку. Если нет толстой нитки, применяют ту, что имеется в наличии, сложив ее в несколько раз. Прошить можно один-два раза. Концы нитки должны выходить из среднего отверстия (на обороте последнего листа), их завязывают узлом. По длине концы нитки должны быть не менее пяти-шести сантиметров (лучше сделать длиннее, а лишнее отрезать). После этого опечатывают прошивку бумажной наклейкой с соответствующей надписью. Иногда для прошивания журнала используют два отверстия.
 Оформление наклейки. Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5-6 сантиметров. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительную надпись подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Чаще всего это заместитель руководителя организации, курирующий службу ДОУ, или руководитель службы ДОУ, бухгалтерские документы может заверить главный бухгалтер. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица.
На что обратить внимание. Учитывая, что документы прошивают для того, чтобы было невозможно изъять или заменить отдельные листы, следует внимательно следить, чтобы узел всегда был под наклейкой, концы нитей обязательно были свободны, оттиск печати располагался и на наклейке, и на оборотной стороне последнего листа.
«Секрет@рь.ru»
|
