Евроменеджмент

Поиск:     

на главную печать контакты



ИНТЕРВЬЮ

Генеральный директор
компании «Евроменеджмент»
Константин Осетров дал интервью журналистам программы «Сфера интересов» канала «РБК ТВ»



Специализированные сайты
компании "Евроменеджмент":

  • bpr.emd.ru
    Реинжиниринг бизнес-процессов
  • stimul.emd.ru
    Оптимизация Системы материального стимулирования
  • as.emd.ru
    Оценка человеческих ресурсов в организации
  • soft.emd.ru
    Автоматизация на основе "1С: Предприятие 8.0"
  • soft.emd.ru/pers/
    Автоматизированная Система Управления Персоналом

Сайты-сателлиты Компании

Ключевые консалтинговые услуги "Евроменеджмент"


Бизнес-направления деятельности ЗАО "Евроменеджмент"





Вакансии ЗАО "Евроменеджмент"



Автоматизация на основе 1С: Предприятие 8.0



Партнерская программа ЕВРОМЕНЕДЖМЕНТ

Публикации



Регламентация бизнес-процессов по управлению персоналом


Б. Вульфсон, консультант направления кадрового консультирования ЗАО «Евроменеджмент», член Национального союза кадровиков


Если писать о регламентации бизнес-процессов, то, с одной стороны, для всех функциональных областей действуют единые правила, а с другой — есть «традиционно» плохо описываемые виды деятельности, например управление персоналом. Во-первых, обычно процессы по управлению персоналом описывают специалисты, которые не всегда, обладают специфическими знаниями необходимыми для этого. Во-вторых, данные процессы очень часто бывают не только не формализованы, но и не поставлены, т.е. отсутствует четкое представление об обязательной последовательности действий, требуемых ресурсах, получаемых результатах и сроках.

Естественно, если начать регламентировать бизнес-процессы, не имея перед собой четкой модели их описания, не зная всю обязательную последовательность процедур, ресурсы и результаты, то регламентирующий документ будет отличаться от реальной действительности, и его невозможно будет применять.

Чтобы результат регламентации бизнес-процессов по управлению персоналом был удовлетворительным, необходимо сформулировать цели, которые нужно достичь. В случае регламентации бизнес-процессов по управлению персоналом ими могут быть:

  • стандартизация процедур, выполняемых разными исполнителями;
  • ускорение процесса обучения новых сотрудников, участвующих в данных процессах;
  • оптимизация процессов и повышение их эффективности;
  • автоматизация процессов.

Следовательно, о цели регламентации бизнес-процессов по управлению персоналом мы должны помнить всегда и понимать, что документы, которые мы создаем, будут читать и воспроизводить всю последовательность процедур для получения требуемого результата.

Как это можно сделать? Существует несколько вариантов. Можно использовать как графическое отображение процесса, так и текстовое или сочетание обоих способов.

Основными видами графического описания бизнес-процессов (нотации) являются:

  • IDEF0 и IDEF3;
  • ARIS еЕРС;
  • Cross functional;
  • Work flow.

В текстовом виде документ может принимать форму положения, регламента, методических указаний или инструкций.

Каждый из видов нотаций имеет свои преимущества и недостатки. За время существования компании «Евроменеджмент» консультанты перепробовали множество вариантов описания бизнес-процессов, в том числе и для управления персоналом, и остановились на одном текстовом и двух графических вариантах нотаций, которые зарекомендовали себя как удобные и для описания, и для прочтения.

Один из вариантов графического описания бизнес-процессов — это IDEF0. Процедуры в данной нотации отображаются в виде прямоугольников (функциональный блок, activity box), входящая документация, а также ресурсы (вход, input) — в виде стрелки (интерфейсная дуга, arrow) с указателем, направленным в левую сторону функционального блока, исходящая документация и иные результаты (выход, output) процедуры отображаются в виде интерфейсной дуги с указателем, направленным из правой стороны функционального блока, нормативные, организационно-распорядительные, законодательные и иные документы (управление, control) и воздействия — в виде интерфейсной дуги с указателем, направленным в верхнюю сторону функционального блока, сотрудники, отвечающие за выполнение процедуры и механизмы, необходимые для выполнения процедуры (механизмы, mechanism) — в виде стрелки с указателем, направленным в нижнюю сторону функционального блока. Процедуры в данной нотации последовательно связаны с помощью интерфейсных дуг, когда результаты одной процедуры являются входом для следующей.

Второй вариант графического описания бизнес-процессов — это разработка компании «Евроменеджмент», основанная на кросс-функциональных диаграммах, диаграммах ARIS еЕРС. Исполнители или сотрудники, отвечающие за исполнение процедуры, изображены в виде овала или прямоугольника с закругленными краями, процедуры — в виде прямоугольников, процедуры ветвления (условия и решения) в виде ромба с наличием альтернативных вариантов результатов (выходов), документы, являющиеся результатами процедур, и иные результаты — в виде прямоугольника с волнистой нижней линией, потребители результатов процедуры — в виде овала или прямоугольника с закругленными краями. Все эти структурные элементы последовательно соединены стрелками, за исключением процедур ветвления, которые порождают альтернативные варианты развития процесса. Стрелка от исполнителя процедуры (овал) идет к самой процедуре (прямоугольник), от процедуры к условию ветвления (ромб), если оно присутствует, или непосредственно к результату в виде документа (прямоугольник с волнистой нижней линией), от документа к исполнителю следующей процедуры либо к конечному потребителю.

Данная нотация наглядно отвечает на следующие вопросы:

  • кто,
  • что делает,
  • что является результатом,
  • кто является потребителем результата,
  • как проходит процесс.

Консультанты компании «Евроменеджмент» выбор между двумя видами графических нотаций осуществляют исходя из знаний и предпочтений конечных потребителей регламентирующих документов.

Для текстового описания бизнес-процессов самое главное — это порядок и группировка фраз, предложений, абзацев, в которых описывается алгоритм действия. При написании регламентов необходимо строго соблюдать заданную последовательность, иначе при прочтении данного документа могут возникнуть различные трактовки и нельзя будет гарантировать, что полученный результат выполнения регламента будет соответствовать задуманному.

Одним из вариантов структурирования может быть следующий. Регламент содержит разделы:

  • «Общие положения»;
  • «Условия и ограничения»;
  • «Требования к процедурам»;
  • «Контроль и ответственность».

Раздел «Общие положения» включает подразделы:

  • Назначение документа (описание назначения и принципов);
  • Область применения (описание последовательности процедур, перечень должностных лиц, которые должны знать и использовать данный регламент);
  • Термины и сокращения (описание терминов и сокращений, используемых в регламенте).

Раздел «Условия и ограничения» содержит подразделы:

  • Предварительные условия (описание начала работ и сроков, входов бизнес-процесса);
  • Требования к конечному результату (описание окончания работ и сроков, выходов бизнес-процесса);
  • Ограничения (описание рамок действия регламента).

Раздел «Требования к процедурам» состоит из подразделов, описывающих требования к каждой процедуре, составляющей процесс в целом и описанной ранее. Подразделы включают пункты, описывающие процедуру в следующем порядке:

  • кто является исполнителем и что он делает с информацией на входе;
  • порядок и содержание действий, составляющих процедуру;
  • описание результата процедуры;
  • кому и в какой срок передается результат;
  • исключения в порядке выполнения процедуры.

Раздел «Контроль и ответственность» содержит подразделы:

  • Контроль за исполнением;
  • Ответственность за соблюдение.

В конце регламента приводятся в виде приложений схема бизнес-процесса, шаблоны форм документов, справочная информация.

В соответствии с данной структурой один из подразделов раздела «Требования к процедурам» можно представить следующим образом:

  • 1. Наименование процедуры

    • 1.1. Исполнитель при получении ... выполняет Наименование процедуры.
    • 1.2. В процессе Наименование процедуры Исполнитель выполняет следующие действия:
      • анализирует целевые показатели;
      • определяет целевые показатели по управлению персоналом;
      • собирает руководителей;
      • раздает задания (поручает) и т.д.
    • 1.3. Результатом организации данных работ являются поставленные задачи руководителям по направлениям.
    • 1.4. Исполнитель передает результат выполнения процедуры в срок до ... Потребителю процедуры.
    • 1.5. Если в результате выполнения процедуры ...(описание исключений).

Несмотря на наличие четких правил описания бизнес-процессов, при их регламентации в области управления персоналом нередко возникают ошибки. Каковы их основные причины?

Во-первых, при декомпозиции процесса управления персоналом нужно группировать процедуры не по привычному функциональному признаку схожести, а по процессному. Группировка процедур по функциональному признаку возможна при формировании организационных единиц и описании их деятельности, в случае описания бизнес-процесса прерывается связь между его отдельными элементами.

Группировкой по функциональному признаку являются следующие процедуры (на примере организации социального обеспечения):

  • организация добровольного медицинского страхования и страхования от несчастных случаев;
  • организация работы с негосударственными пенсионными фондами;
  • организация льгот;
  • организация питания;
  • организация отдыха работников;
  • организация медицинского обслуживания и обследований;
  • организация корпоративных мероприятий;
  • организация эксплуатации объектов социально-культурного и массового назначения;
  • обобщение и анализ данных по социальному обеспечению.

Следует отметить, что результаты всех процедур являются входом для последней процедуры (Обобщение и анализ данных по социальному обеспечению).

При процессной группировке на схеме отображаются процедуры, общие для организации предоставления всех видов социального обеспечения:

  • заключение договора;
  • формирование списка сотрудников;
  • согласование списка сотрудников;
  • утверждение списка сотрудников;
  • организация социальных программ;
  • обновление списка сотрудников;
  • контроль и отчетность.

Информация, получаемая в результате одной процедуры, является ресурсом для следующей процедуры.

Не всегда просто выявить общие или схожие действия в разных, на первый взгляд, составных частях одного бизнес-процесса. Для этого необходимо понимать как суть процессного подхода, так и все детали данного процесса. Возможно, на первых порах следует проконсультироваться у экспертов в данной области.

Второй распространенной ошибкой при описании бизнес-процессов по управлению персоналом является смешение процессов разных уровней. В этом случае при декомпозиции процесса верхнего уровня на схеме появляются как процессы более нижнего уровня, так и действия, которые должны появляться в регламенте только при еще более глубокой композиции. Например, если в регламенте при описании действий в процедуре встречается как «Специалист звонит контрагенту», так и «Начальник анализирует требования вышестоящей организации и определяет их влияние на процесс», это означает, что он декомпозирован неверно. Первый вариант — это операция (механический элемент), а второй — это действие, т.е. последовательность операций, выполняемая одним человеком. Это элементы разного уровня детализации.

При декомпозиции процесса часто возникает вопрос: на каком уровне детализации необходимо остановиться. Ответ на него зависит в первую очередь от целей, которые вы ставите перед собой, и от точки зрения, с которой будет рассматриваться бизнес-процесс.

Если говорить о единице детализации, то это процедура (например, оценка кандидатов в кадровый резерв). Процесс декомпозируется на процедуры. Если нужно декомпозировать его дальше, то каждая процедура будет рассматриваться как процесс (подпроцесс) и в свою очередь декомпозироваться на процедуры более нижнего уровня. Для самых мелких единиц детализации могут вводиться термины: «действие» (например, подготовка заключения по результатам оценки) и «операция» (например, расшифровка стэнов).

В случае если пользователям документа хорошо знаком процесс, то имеет смысл остановиться на действиях. Если процесс мало понятен или сложен, то необходимо углубить декомпозицию до уровня операций. Бизнес-процессы в целях их дальнейшей автоматизации следует описывать с такой степенью детальности, чтобы были указаны все точки изменения содержания или статуса документов в информационной системе.

Если при регламентации бизнес-процессов по управлению персоналом будет выбрана одна или несколько из предложенных нотаций, при необходимости привлечены эксперты в области управления персоналом и регламентации бизнес-процессов, учтены все «подводные камни», то она станет обычной работой, не вызывающей трудности.



«Финансовая газета»





НАШИ ВАКАНСИИ

Коммерческий директор

Развитие продаж консалтинговых услуг управленческого, кадрового и финансового консалтинга

Менеджер (директор) направления продаж в электроэнергетике

Менеджер направления управленческого консалтинга (Ведущий консультант)


Полный список вакансий


НОВОСТИ КОМПАНИИ

Сентябрь 2015
Завершение проекта по внедрению SAP HCM

Завершен проект по разработке и внедрению в промышленную эксплуатацию Автоматизированную систему управления персоналом на базе SAP HCM в ОАО «РусГидро».

Август 2015
Старт проекта в крупной холдинговой компании

Компания Евроменеджмент начала реализацию проекта «Повышение эффективности системы управления, снижение затрат и издержек. Оптимизация численности персонала» для крупного холдинга.

Июль 2015
Завершение работ по оптимизации оргструктуры

Успешно завершена разработка проекта оптимизации организационной структуры и системы управления автотранспортными цехами нефтяной компании.

Июнь 2015
Завершение приемочных испытаний SAP HCM в ОАО "РусГидро"

Завершены приемочные испытания автоматизированной системы управления персоналом на базе SAP HCM в ОАО "РусГидро". Наши поздравления персоналу ОАО «РусГидро» с приобретением отличного рабочего инструмента по управлению персоналом!

Май 2015
Старт проекта по оптимизации оргструктуры и системы управления

Начало реализации проекта по оптимизации организационной структуры и системы управления для нефтяной компании.

Апрель 2015
Победа в тендере нефтяной компании

Выигран тендер на заключение договора с крупной нефтяной компанией на оптимизацию организационной структуры и системы управления автотранспортными цехами.



Перейти ко всем новостям





ПАРТНЕРЫ



Отдел по работе с клиентами: +7 (495) 924-5389; +7 (916) 607-7788

ЗАО "Евроменеджмент"
Контактные телефоны: +7 (495) 924-5389; +7 (916) 607-7788
e-mail: info@emd.ru