Регламентация бизнес-процессов по управлению персоналом
Б. Вульфсон, консультант направления кадрового консультирования ЗАО «Евроменеджмент», член Национального союза кадровиков
Если писать о регламентации бизнес-процессов, то, с одной стороны, для всех функциональных областей действуют единые правила, а с другой — есть «традиционно» плохо описываемые виды деятельности, например управление персоналом. Во-первых, обычно процессы по управлению персоналом описывают специалисты, которые не всегда, обладают специфическими знаниями необходимыми для этого. Во-вторых, данные процессы очень часто бывают не только не формализованы, но и не поставлены, т.е. отсутствует четкое представление об обязательной последовательности действий, требуемых ресурсах, получаемых результатах и сроках.
Естественно, если начать регламентировать бизнес-процессы, не имея перед собой четкой модели их описания, не зная всю обязательную последовательность процедур, ресурсы и результаты, то регламентирующий документ будет отличаться от реальной действительности, и его невозможно будет применять.
Чтобы результат регламентации бизнес-процессов по управлению персоналом был удовлетворительным, необходимо сформулировать цели, которые нужно достичь. В случае регламентации бизнес-процессов по управлению персоналом ими могут быть:
- стандартизация процедур, выполняемых разными исполнителями;
- ускорение процесса обучения новых сотрудников, участвующих в данных процессах;
- оптимизация процессов и повышение их эффективности;
- автоматизация процессов.
Следовательно, о цели регламентации бизнес-процессов по управлению персоналом мы должны помнить всегда и понимать, что документы, которые мы создаем, будут читать и воспроизводить всю последовательность процедур для получения требуемого результата.
Как это можно сделать? Существует несколько вариантов. Можно использовать как графическое отображение процесса, так и текстовое или сочетание обоих способов.
Основными видами графического описания бизнес-процессов (нотации) являются:
- IDEF0 и IDEF3;
- ARIS еЕРС;
- Cross functional;
- Work flow.
В текстовом виде документ может принимать форму положения, регламента, методических указаний или инструкций.
Каждый из видов нотаций имеет свои преимущества и недостатки. За время существования компании «Евроменеджмент» консультанты перепробовали множество вариантов описания бизнес-процессов, в том числе и для управления персоналом, и остановились на одном текстовом и двух графических вариантах нотаций, которые зарекомендовали себя как удобные и для описания, и для прочтения.
Один из вариантов графического описания бизнес-процессов — это IDEF0. Процедуры в данной нотации отображаются в виде прямоугольников (функциональный блок, activity box), входящая документация, а также ресурсы (вход, input) — в виде стрелки (интерфейсная дуга, arrow) с указателем, направленным в левую сторону функционального блока, исходящая документация и иные результаты (выход, output) процедуры отображаются в виде интерфейсной дуги с указателем, направленным из правой стороны функционального блока, нормативные, организационно-распорядительные, законодательные и иные документы (управление, control) и воздействия — в виде интерфейсной дуги с указателем, направленным в верхнюю сторону функционального блока, сотрудники, отвечающие за выполнение процедуры и механизмы, необходимые для выполнения процедуры (механизмы, mechanism) — в виде стрелки с указателем, направленным в нижнюю сторону функционального блока. Процедуры в данной нотации последовательно связаны с помощью интерфейсных дуг, когда результаты одной процедуры являются входом для следующей.
Второй вариант графического описания бизнес-процессов — это разработка компании «Евроменеджмент», основанная на кросс-функциональных диаграммах, диаграммах ARIS еЕРС. Исполнители или сотрудники, отвечающие за исполнение процедуры, изображены в виде овала или прямоугольника с закругленными краями, процедуры — в виде прямоугольников, процедуры ветвления (условия и решения) в виде ромба с наличием альтернативных вариантов результатов (выходов), документы, являющиеся результатами процедур, и иные результаты — в виде прямоугольника с волнистой нижней линией, потребители результатов процедуры — в виде овала или прямоугольника с закругленными краями. Все эти структурные элементы последовательно соединены стрелками, за исключением процедур ветвления, которые порождают альтернативные варианты развития процесса. Стрелка от исполнителя процедуры (овал) идет к самой процедуре (прямоугольник), от процедуры к условию ветвления (ромб), если оно присутствует, или непосредственно к результату в виде документа (прямоугольник с волнистой нижней линией), от документа к исполнителю следующей процедуры либо к конечному потребителю.
Данная нотация наглядно отвечает на следующие вопросы:
- кто,
- что делает,
- что является результатом,
- кто является потребителем результата,
- как проходит процесс.
Консультанты компании «Евроменеджмент» выбор между двумя видами графических нотаций осуществляют исходя из знаний и предпочтений конечных потребителей регламентирующих документов.
Для текстового описания бизнес-процессов самое главное — это порядок и группировка фраз, предложений, абзацев, в которых описывается алгоритм действия. При написании регламентов необходимо строго соблюдать заданную последовательность, иначе при прочтении данного документа могут возникнуть различные трактовки и нельзя будет гарантировать, что полученный результат выполнения регламента будет соответствовать задуманному.
Одним из вариантов структурирования может быть следующий. Регламент содержит разделы:
- «Общие положения»;
- «Условия и ограничения»;
- «Требования к процедурам»;
- «Контроль и ответственность».
Раздел «Общие положения» включает подразделы:
- Назначение документа (описание назначения и принципов);
- Область применения (описание последовательности процедур, перечень должностных лиц, которые должны знать и использовать данный регламент);
- Термины и сокращения (описание терминов и сокращений, используемых в регламенте).
Раздел «Условия и ограничения» содержит подразделы:
- Предварительные условия (описание начала работ и сроков, входов бизнес-процесса);
- Требования к конечному результату (описание окончания работ и сроков, выходов бизнес-процесса);
- Ограничения (описание рамок действия регламента).
Раздел «Требования к процедурам» состоит из подразделов, описывающих требования к каждой процедуре, составляющей процесс в целом и описанной ранее. Подразделы включают пункты, описывающие процедуру в следующем порядке:
- кто является исполнителем и что он делает с информацией на входе;
- порядок и содержание действий, составляющих процедуру;
- описание результата процедуры;
- кому и в какой срок передается результат;
- исключения в порядке выполнения процедуры.
Раздел «Контроль и ответственность» содержит подразделы:
- Контроль за исполнением;
- Ответственность за соблюдение.
В конце регламента приводятся в виде приложений схема бизнес-процесса, шаблоны форм документов, справочная информация.
В соответствии с данной структурой один из подразделов раздела «Требования к процедурам» можно представить следующим образом:
Несмотря на наличие четких правил описания бизнес-процессов, при их регламентации в области управления персоналом нередко возникают ошибки. Каковы их основные причины?
Во-первых, при декомпозиции процесса управления персоналом нужно группировать процедуры не по привычному функциональному признаку схожести, а по процессному. Группировка процедур по функциональному признаку возможна при формировании организационных единиц и описании их деятельности, в случае описания бизнес-процесса прерывается связь между его отдельными элементами.
Группировкой по функциональному признаку являются следующие процедуры (на примере организации социального обеспечения):
- организация добровольного медицинского страхования и страхования от несчастных случаев;
- организация работы с негосударственными пенсионными фондами;
- организация льгот;
- организация питания;
- организация отдыха работников;
- организация медицинского обслуживания и обследований;
- организация корпоративных мероприятий;
- организация эксплуатации объектов социально-культурного и массового назначения;
- обобщение и анализ данных по социальному обеспечению.
Следует отметить, что результаты всех процедур являются входом для последней процедуры (Обобщение и анализ данных по социальному обеспечению).
При процессной группировке на схеме отображаются процедуры, общие для организации предоставления всех видов социального обеспечения:
- заключение договора;
- формирование списка сотрудников;
- согласование списка сотрудников;
- утверждение списка сотрудников;
- организация социальных программ;
- обновление списка сотрудников;
- контроль и отчетность.
Информация, получаемая в результате одной процедуры, является ресурсом для следующей процедуры.
Не всегда просто выявить общие или схожие действия в разных, на первый взгляд, составных частях одного бизнес-процесса. Для этого необходимо понимать как суть процессного подхода, так и все детали данного процесса. Возможно, на первых порах следует проконсультироваться у экспертов в данной области.
Второй распространенной ошибкой при описании бизнес-процессов по управлению персоналом является смешение процессов разных уровней. В этом случае при декомпозиции процесса верхнего уровня на схеме появляются как процессы более нижнего уровня, так и действия, которые должны появляться в регламенте только при еще более глубокой композиции. Например, если в регламенте при описании действий в процедуре встречается как «Специалист звонит контрагенту», так и «Начальник анализирует требования вышестоящей организации и определяет их влияние на процесс», это означает, что он декомпозирован неверно. Первый вариант — это операция (механический элемент), а второй — это действие, т.е. последовательность операций, выполняемая одним человеком. Это элементы разного уровня детализации.
При декомпозиции процесса часто возникает вопрос: на каком уровне детализации необходимо остановиться. Ответ на него зависит в первую очередь от целей, которые вы ставите перед собой, и от точки зрения, с которой будет рассматриваться бизнес-процесс.
Если говорить о единице детализации, то это процедура (например, оценка кандидатов в кадровый резерв). Процесс декомпозируется на процедуры. Если нужно декомпозировать его дальше, то каждая процедура будет рассматриваться как процесс (подпроцесс) и в свою очередь декомпозироваться на процедуры более нижнего уровня. Для самых мелких единиц детализации могут вводиться термины: «действие» (например, подготовка заключения по результатам оценки) и «операция» (например, расшифровка стэнов).
В случае если пользователям документа хорошо знаком процесс, то имеет смысл остановиться на действиях. Если процесс мало понятен или сложен, то необходимо углубить декомпозицию до уровня операций. Бизнес-процессы в целях их дальнейшей автоматизации следует описывать с такой степенью детальности, чтобы были указаны все точки изменения содержания или статуса документов в информационной системе.
Если при регламентации бизнес-процессов по управлению персоналом будет выбрана одна или несколько из предложенных нотаций, при необходимости привлечены эксперты в области управления персоналом и регламентации бизнес-процессов, учтены все «подводные камни», то она станет обычной работой, не вызывающей трудности.
«Финансовая газета»
|
